Zápisy v zošite meníme, dopĺňame a opravujeme

Niet divu, že sa hovorí: "Len ten, kto nič nerobí, chyby nerobí." Dokonca aj zamestnanci organizácie s rozsiahlymi skúsenosťami v personálnej práci nie sú imúnni voči potrebe pravidelne opravovať nesprávne záznamy, ktoré urobili oni sami alebo predchádzajúci zamestnávatelia. Čo môžeme povedať o malých firmách, v ktorých nie je vedením pracovných kníh poverený personalista alebo iný personalista, ale účtovník alebo ho vykonáva priamo vedúci organizácie? Okrem toho existujú situácie, keď je potrebné doplniť predtým správne zadané záznamy. Prax ukazuje, že v takom prípade, ako je oprava nepresností v zošite, zadávanie dodatočných údajov do časti „Informácie o zamestnancovi“, je ľahké urobiť chybu, ktorá sa potom bude musieť opraviť spôsobom predpísaným regulačnými právnymi aktmi. .

Ak vaša práca súvisí s údržbou pracovných zošitov a vykonávaním zápisov do nich, ak chcete zistiť nesprávne zápisy vo svojom vlastnom zošite a skontrolovať správnosť vykonaných opráv a zmien, potom tento ďalší článok našej série o pracovných zošitoch je pre teba!

Zmena, doplnenie alebo oprava?

Predtým, ako pristúpime k zváženiu pravidiel na vykonávanie úprav predtým vykonaných záznamov v zošite, je potrebné porozumieť použitej terminológii. Pojmy „opravy“ a „zmeny“ znamenajú vykonávanie rôznych akcií vo vzťahu k záznamom.

takze zmeny a doplnky zapísané v zošite znamenajú akcie, resp. nahradiť alebo doplniť predtým zadané správne záznamy. Oprava navrhuje výmena tiež predstavený skôr, ale chybné, nesprávne (nesprávne) zadania v pracovnom zošite.

V budúcnosti budeme vychádzať z tohto.

Aké predpisy treba dodržiavať?

Aby sme odpovedali na túto otázku, budeme sa musieť odvolať na presne tie isté regulačné právne akty, na ktoré sme sa už odvolávali v predchádzajúcich publikáciách o postupe pri zadávaní záznamov pri vypĺňaní zošitov a vypĺňaní častí „Informácie o práci“, „Informácie“. o odmenách“, a to:

1. Zákonník práce Ruskej federácie (ďalej len „Zákonník práce Ruskej federácie“) - v časti, ktorá hovorí, aké znenie by sa malo zapísať do pracovných zošitov, napríklad keď je zamestnanec prepustený (vrátane článkov 77- 81, 83-84.1 Zákonníka práce Ruskej federácie). Často sa totiž stáva, že keď sa jeden záznam o prepustení uzná za neplatný, do zošita sa zapíše nový – a to aj v rozpore s platnou pracovnou legislatívou. Podrobnejšie o postupe rozpoznávania záznamov vykonaných v zošite ako neplatných ao vytváraní nových záznamov si povieme v nasledujúcich častiach tohto článku.
2. Pravidlá vedenia a uchovávania pracovných zošitov, prípravy tlačív zošitov a ich poskytovania zamestnávateľom, schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“ (ďalej len „Pravidlá“ ). Hlavné ustanovenia týkajúce sa otázok, ktoré nás zaujímajú, zmien a opráv predtým vykonaných zápisov do zošita, sú sústredené v odsekoch 26-30.
3. Pokyny na vypĺňanie pracovných zošitov, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.2003 č.69 (ďalej len "Pokyny"), v odsekoch 1.2, 2.3-2.4 ktorých Pravidlá schválené hl. Uvádza sa vyhláška vlády Ruskej federácie.

Analýza týchto regulačných dokumentov nám umožňuje dospieť k záveru, že postup pri zmene (doplnkoch) a opravách záznamov v pracovných knihách zamestnancov do značnej miery závisí od toho, v ktorej časti pracovnej knihy sa takéto zmeny (doplnenia) a opravy vykonajú.

Pripomeňme, že každý pracovný zošit pozostáva z troch častí:

• titulná strana (informácie o zamestnancovi);
• časť „Informácie o práci“;
• sekcia „Informácie o ocenení“.

Na základe toho postupne zvážime, v akom poradí je možné v týchto častiach vykonávať zmeny (doplnky) a opravy.

Zmena informácií o zamestnancovi

Pri vedení pracovných kníh je dôležité včasné a úplné záznamy o zamestnancovi. Ako už bolo spomenuté v jednom z predchádzajúcich článkov, informácie o zamestnancovi zahŕňajú množstvo informácií, ktoré sú o ňom dôsledne prezentované. V rovnakom poradí si preštudujeme postup zmeny (pridania) predtým zadaných údajov.

Zmena záznamov o priezvisku, mene, priezvisku a dátume narodenia zamestnanca

V zmysle bodu 2.3 Pokynu je možné zmenu v zápise o priezvisku, mene, rodnom priezvisku, dátume narodenia vykonať na základe cestovného pasu, rodných listov, sobáša, rozvodu, zmeny priezviska, krstného mena. meno, priezvisko a iné dokumenty, ktoré nevyhnutne odkazujú na ich číslo a dátum.

Postup vykonania zmien je napísaný tu. Zmeny sa vykonajú na tej istej prvej strane (titulnej strane) pracovného zošita takto:

• predtým zapísané priezvisko alebo meno, priezvisko, dátum narodenia sa prečiarkne jedným riadkom a
• zapisujú sa nové údaje
• zároveň sa na vnútornú stranu obálky zošita zapíšu odkazy na príslušné podklady a overia sa podpisom oprávnenej osoby a pečiatkou.

Príklad 1

Šarapova Nina Valentinovna prvýkrát išla do práce 15.9.2009 a bola jej vydaná pracovná kniha. 4.2.2010 sa vydala a prijala manželovo priezvisko - Sorokina.

V tejto situácii je potrebné vykonať nasledujúce opravy na titulnej strane pracovnej knihy zamestnanca:

Čo však v prípade kedy sa stala chyba v pravopise povedzme mena zamestnanca v zošite? Takéto situácie predsa nie sú nezvyčajné! Vezmime si napríklad bežné chyby pri hláskovaní mien „Natalia“ a „Natalia“ - používajú sa obe hláskovanie mena, avšak pre konkrétneho zamestnanca bude správne iba jedno - to, ktoré je uvedené v dokumente preukazujúcom jeho totožnosť. - cestovný pas občana RF. Podobná situácia nastáva pri pravopise patronymií - "Gennadievna" a "Gennadievna". Čo môžeme povedať o chybách, ktoré sa robia pri písaní priezvisk - nemožno ich spočítať! Nie je žiadnym tajomstvom, že zamestnanec môže mať problémy s potvrdením dĺžky služby, ak sú údaje o jeho osobnosti v zošite nesprávne napísané.

Pravidlá ani Pokyny bohužiaľ nehovoria nič nielen o postupe, ale ani o samotnej možnosti opravy údajov o zamestnancovi, a to aj v prípade, ak je meno nesprávne napísané.

Zdá sa, že rozhodnutie v takejto situácii závisí od toho, kedy sa zistí skutočnosť nesprávneho zápisu:

1. Ak sa pri počiatočnom vypĺňaní formulára zošita vyskytne chyba, potom poškodená forma musí byť zničená., ktorý o tom vypracuje príslušný akt a správne vyplní nový formulár bez toho, aby zamestnancovi účtoval peniaze za takto poškodený formulár.
2. V prípade zistenia chyby pri zadávaní údajov u druhého alebo ďalších zamestnávateľov, ako aj u samotného zamestnanca po zadaní údajov v stĺpci „Informácie o práci“, už nebude možné túto nepresnosť opraviť spôsobom popísané vyššie.

Zamestnancovi, ktorý sa stretne s takouto nepríjemnosťou, možno odporučiť požiadať súd o uznanie tejto pracovnej knihy ako jeho. Toto odporúčanie je založené na porovnaní noriem dvoch základných regulačných právnych aktov o potvrdení skúseností: bod 44 vyhlášky vlády Ruskej federácie z 24. júla 2002 č. 555 „O schválení pravidiel výpočtu a potvrdením doby poistenia na vznik pracovných dôchodkov“ a bod 26 Pravidiel pre výpočet a potvrdzovanie doby poistenia na určenie výšky dávok v prípade dočasnej invalidity, tehotenstva a pôrodu, schváleného nariadením Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja SR. Ruska zo 6. februára 2007 č.priezvisko uvedené v pase alebo rodnom liste, skutočnosť, že tento doklad patrí tomuto občanovi, sa zisťuje na základe sobášneho listu, potvrdenia o zmene mena, potvrdení príslušných orgánov (úradníkov) cudz. štátov alebo v súdnom konaní - podľa toho, aké údaje a vzhľadom na okolnosti e zápas.

Pre spravodlivosť treba poznamenať, že v praxi existuje na túto otázku aj iný uhol pohľadu: opravy je možné vykonať obvyklým spôsobom na mieste výkonu práce, kde bol príslušný nesprávny záznam vykonaný, alebo zamestnávateľom na novom mieste výkonu práce. pracovať na základe úradného dokladu zamestnávateľa, ktorý takúto chybu urobil. Špecialisti, ktorí zastávajú tento názor, sa zvyčajne odvolávajú na odsek 27 pravidiel, ktorý popisuje všeobecné pravidlá postupu v prípade nesprávneho alebo nepresného zápisu do zošita, ako aj na odsek 30 pravidiel, v ktorom sa uvádza, že prečiarknutie nie je možné. povolené len v častiach zošita, ktoré obsahujú informácie o práci alebo informácie o ocenení. Na základe týchto noriem, ako aj analogicky s použitím bodu 2.3 pokynov, vykonávajú tieto činnosti:

• nesprávne údaje sú prečiarknuté jedným riadkom a sú zadané správne údaje,
• a na vnútornej strane obálky pracovného zošita sa urobí záznam s odkazom na dokument, ktorý slúžil ako základ na vykonanie zmien,
• takto vyhotovený zápis je osvedčený podpisom oprávnenej osoby a pečiatkou,
• niekedy je takýto záznam sprevádzaný aj napísaním niečoho ako nasledujúci obsah: "opravená Natália na Natáliu, aby verila."

V tejto súvislosti by som rád poznamenal, že každá odchýlka od stanovených pokynov na vykonávanie opráv zápisov obsiahnutých v zošitoch so sebou nesie riziko zodpovednosti za nedodržanie postupu pri vedení zošitov, preto navrhovaná možnosť opravy zápisov s. odkaz len na všeobecné pravidlá pre takéto opravy sa zdá kontroverzný.

Dôležitá je aj nasledujúca okolnosť. Ako môže zamestnávateľ určiť, že pracovná kniha patrí osobe, ktorá predložila pas? Napokon podobnosti zvyšku údajov o mene, priezvisku a priezvisku, roku narodenia stále nič nenaznačujú. Urobiť opravy v záznamoch na titulnej strane znamená konať na vlastné nebezpečenstvo a riziko. Okrem toho, ako už bolo uvedené, ani príslušné orgány pri určovaní dĺžky služby nepodstupujú riziko, že uznajú, že pracovná knižka patrí osobe, ktorá o ne požiadala, len na základe pasu. Navyše to nemôže urobiť zamestnávateľ. Jediným správnym prístupom v takejto situácii je, opakujeme, odvolanie samotného zamestnanca na súdne orgány, aby sa riadne zistilo, že patrí do pracovnej knihy.

Záznamy o novom vzdelaní, profesii, špecializácii, ktoré zamestnanec dostal

Pri prvej registrácii pracovného zošita môžu mať zamestnanci neúplné vysokoškolské vzdelanie a po určitom čase získať vyššie vzdelanie. Mnoho osôb zodpovedných za vedenie zošitov tento bod omylom stratí zo zreteľa a v zošite tak ostane len pôvodne zapísaný záznam o neukončenom vysokoškolskom vzdelaní (na základe predložených riadne overených dokladov: preukaz študenta, knižka, osvedčenie vzdelávacej inštitúcie a pod.).

Správne by bolo inak: na základe príslušného dokladu (diplomu) by mal zamestnávateľ na poslednom pracovisku zmeniť záznam o vzdelaní.

Vyššie uvedené platí rovnako pre zmeny v informáciách o profesii, špecializácii.

V takýchto prípadoch je potrebné vychádzať z bodu 2.4 Pokynu, podľa ktorého sa vykonáva zmena (doplnenie) na prvej strane (titulnej strane) pracovného zošita evidencie nového vzdelania, profesie, odbornosti. doplnením existujúcich záznamov (ak už existujú) alebo vyplnením príslušných riadkov bez prečiarknutia predchádzajúcich záznamov.

Rovnako nesprávne by bolo nechať prázdne miesto v riadku „Vzdelanie“ na titulnej strane pracovného zošita, kým zamestnanec neukončil univerzitu.

Príklad 2

V pracovnej knihe zamestnanca Afanasyeva E.V. v riadku „Vzdelanie“ pri uchádzaní sa o prvé miesto výkonu práce je uvedené „stredné odborné“ av riadku „Profesia, špecializácia“ - „ekonóm“. Počas svojej pracovnej činnosti Afanasiev E.V. vyštudoval vysokú školu a zabezpečil zamestnávateľovi diplom o vysokoškolskom vzdelaní a nové povolanie - právnik.

Osoba zodpovedná za vedenie pracovných kníh v podniku musí teda do Afanasyevovej pracovnej knihy zadať nové informácie o vzdelaní: v riadku „Vzdelanie“ cez čiarku zadajte „vyšší odborník“ a v riadku „Profesia, špecializácia“ - "právnik". Tieto záznamy sú oddelené čiarkami za predchádzajúcimi záznamami. Vzorový záznam v pracovnom zošite:

V praxi sa stáva, že pri dopĺňaní zošita o novom vzdelaní zamestnanca uvádzajú na vnútornej strane obalu odkaz na diplomy a iné doklady osvedčujúce prijatie nového povolania, špecializácie a vzdelania, pričom konajú podľa analógia s vykonávaním zmien v údajoch o priezvisku, mene a rodnom priezvisku zamestnanca (pozri vzor vyplnenia zošita z príkladu 1). To je však nesprávne, pretože takýto postup zadávania informácií o získaní nového vzdelania nie je poskytnutý.

V tejto situácii sa teda v zápise na titulnej strane zošita robia práve zmeny (doplnky), a nie opravy (bod 2.3 Pokynov).

Oprava detailov úlohy

Je potrebné poznamenať, že najčastejšie chyby sa robia pri vypĺňaní časti „Informácie o práci“ 1.

Ako sme už povedali v predchádzajúcich článkoch cyklu, pracovný zošit nie je len dokumentom štátom stanovenej normy. Toto je hlavný dokument o pracovnej činnosti a pracovných skúsenostiach konkrétneho zamestnanca (článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie). Preto je dôležité, aby všetky záznamy v zošite, ktoré sa zohľadňujú pri výpočte dĺžky služby, boli vypracované v súlade s požiadavkami regulačných právnych aktov platných v deň ich vykonania. To znamená, že každý nesprávny (nepresný) záznam v zošite by mal byť včas opravený.

Postup pri oprave informácií o práci je stanovený v článku 27 Pravidiel, podľa ktorého sa v prípade zistenia nesprávneho alebo nepresného záznamu v zošite opraví:

• alebo na pracovisku, kde sa vykonal príslušný záznam,
• alebo zamestnávateľom na novom pracovisku na základe úradného dokladu zamestnávateľa, ktorý pochybil. Doterajší zamestnávateľ je v tomto prípade povinný poskytnúť zamestnancovi na jeho žiadosť potrebnú súčinnosť.

Následne môže zamestnanec so zodpovedajúcou žiadosťou požiadať o opravu zápisu, čo naznačuje dôležitosť sledovania správnosti zápisov v zošite a zo strany samotného zamestnanca.

A je tu ešte jeden bod, ktorému by sa mala venovať osobitná pozornosť. Všetky opravy musia presne zodpovedať dokladom, na základe ktorých boli skoršie vykonané zápisy opravené. Výpovede svedkov vo všeobecnosti nemôžu byť základom pre vykonanie opráv. Výnimkou (článok 29 Pravidiel) sú svedectvá, ak dôjde k rozhodnutiu súdu av prípade hromadnej straty pracovných kníh zamestnancov zamestnávateľom v dôsledku mimoriadnych situácií.

Oprava záznamov o nábore zamestnancov

Pri prijímaní nového zamestnanca sa môže pomýliť a urobiť nesprávny záznam v jeho zošite o názve pozície alebo štruktúrnej jednotky. A je dobré, ak si to všimnete pred ďalším zápisom. Potom bude jednoduchšie vykonať opravu.

Pozor: pri oprave zápisu v časti „Informácie o práci“ nemôžete prečiarknuť predtým urobený chybný zápis.

Pokyny stanovujú nasledujúci postup vykonávania opráv:

• za príslušným posledným záznamom v časti „Informácie o práci“ je uvedené nasledujúce poradové číslo, aktuálny dátum záznamu, v 3. stĺpci sa vykoná záznam: „Zápis pre číslo také a také je neplatný“;
• potom sa urobí správny záznam a v 4. stĺpci nasleduje:
  • alebo znovu uviesť dátum a číslo objednávky (pokynu) alebo iného rozhodnutia zamestnávateľa, z ktorého bol záznam predtým nesprávne zapísaný do zošita,
  • alebo uviesť dátum a číslo toho príkazu (pokynu) alebo iného rozhodnutia zamestnávateľa, na základe ktorého sa vykoná správny zápis.

Príklad 3

Pri vstupe do zošita Razgulyaeva I.P. v evidencii pracovného pomeru sa inšpektor personálneho oddelenia pomýlil - neuviedol názov štruktúrnej jednotky, do ktorej bol nový zamestnanec prijatý, ale niečo iné. Po včasnom zistení tejto nepresnosti vykonal inšpektor nasledujúcu opravu v časti „Informácie o práci“ pracovnej knihy:

Ako vidíte, ak sa okamžite alebo po krátkom čase nájde nesprávny záznam v zošite, osoba zodpovedná v organizácii za vedenie zošitov bez problémov vykoná príslušné opravy v zošite zamestnanca. Následne, po zadaní všetkých informácií, ktoré sa uskutočnili o prevodoch (ak existujú) a prepustení, všetky vykonané zápisy potvrdí podpisom a pečiatkou organizácie.

Existujú aj také nepresnosti: v pracovnom zošite sa v jednom riadku zapisujú údaje o názve zamestnávateľskej organizácie a o nábore, pričom sa uvádza pozícia a štrukturálna jednotka. Čo robiť v tejto situácii? Vo všeobecnosti môžeme konštatovať, že zodpovedná osoba pochybila pri zápisoch do zošita - bol porušený bod 3.1 Pokynu. Samotný záznam by však mal byť uznaný ako v podstate správny, takže nie je potrebné ho opravovať spôsobom uvedeným vyššie. Ďalším problémom je, že pri zadávaní záznamov by ste mali byť opatrnejší a vyhýbať sa takýmto situáciám, pretože naznačujú, že osoba, ktorá záznam urobila, nerozumie pravidlám vedenia pracovných kníh a môže mať za následok disciplinárnu zodpovednosť.

Ak sa tak stalo po vykonaní nesprávneho zadania, ktoré by sa malo opraviť, sa zamestnancovi podarilo získať nové zamestnanie, potom sa oprava vykoná v tomto poradí:

• po poslednom zázname v poradí sa umiestni ďalšie sériové číslo;
• vykoná sa zápis na zneplatnenie zápisu pod príslušným číslom a vykoná sa správny zápis;
• toto je sprevádzané uvedením dátumu opravy, a nie dátumu, ktorý bol uvedený v pôvodne chybnom zápise;
• v 4. stĺpci je uvedený odkaz na príslušnú objednávku.

Ak dôjde k reorganizácii organizácie, ktorá vykonala nesprávny alebo nepresný zápis, a je potrebné vykonať opravu ňou vykonaného zápisu, môže takúto opravu vykonať jej právny nástupca av prípade likvidácie organizácie - zamestnávateľom na novom pracovisku na základe príslušného dokladu: kópia príkazu (pokynu) o prijatí, preložení alebo prepustení zamestnanca, o zrušení týchto príkazov a pod.

V súlade s odsekmi 27 a 28 Pravidiel je možné vykonať zmeny v pracovných knihách v akomkoľvek inom prípade na novom pracovisku na základe toho istého úradného dokladu zamestnávateľa, ktorý pochybil.

Oprava záznamov o preradení zamestnanca na inú stálu prácu a o prepustení

Rovnakým spôsobom sú znehodnotené aj ďalšie záznamy: o preradení na iné stále zamestnanie, o prepustení, a to aj v prípade, ak preradenie a prepustenie uzná za nezákonné tak zamestnávateľ, ako aj orgány dohľadu a kontroly (inšpektorát práce) a aj súdom napríklad v prípade vrátenia nezákonne prepusteného zamestnanca do predchádzajúceho zamestnania alebo zmeny znenia dôvodu jeho prepustenia.

Takže pri opätovnom zaradení zamestnanca do predchádzajúceho zamestnania sa vykoná tento záznam: „Zápis pre číslo také a onaké je neplatný, opätovný nástup do predchádzajúceho zamestnania“, a keď sa zmení znenie dôvodu prepustenia, podľa toho , sa uvádza: „Zápis pre číslo taký a taký je neplatný, zamietnutý... (nové znenie dôvodu skončenia pracovnej zmluvy)“ 2 . Zároveň sa v 4. stĺpci uvádza odkaz na príkaz (pokyn) alebo iné rozhodnutie, ktorým zamestnávateľ rozhodol o opätovnom nástupe do práce alebo o zmene znenia výpovedného dôvodu. Toto je napísané v odseku 1.2 Pokynov, ako aj v listoch Rostrud zo dňa 23. 6. 2006 č. 948-6 a zo dňa 30. 4. 2008 č. 1027-6.

Ak je v pracovnej knihe záznam o prepustení, ktorý bol následne vyhlásený za neplatný, zamestnanec sa možno bude chcieť tohto nespravodlivo diskreditujúceho záznamu úplne zbaviť. A potom by mu mal byť podľa jeho písomnej žiadosti vystavený duplikát pracovného zošita bez tohto zápisu. O tom, ako sa vydáva duplikát pracovného zošita a v akých ďalších prípadoch má zamestnanec právo žiadať pre neho duplikát, sa dozviete z budúceho čísla nášho časopisu.

Príklad 4

Vorkutová E.S. podal na Okresný súd Kirovskiy v Jekaterinburgu žalobu proti OAO Korona o zmenu znenia dôvodu prepustenia podľa podp. "a", odsek 6, časť 1, čl. 81 Zákonníka práce Ruskej federácie za neprítomnosť v odseku 3 časti 1 čl. 77 Zákonníka práce Ruskej federácie, to znamená na prepustenie z vlastnej vôle. Súd rozhodol, že nároky žalobcu boli uspokojené.

V pracovnej knihe Vorkutovej E.S. musia sa vykonať tieto záznamy:

1. Treba poznamenať, že opravy v časti „Informácie o zadaní“ pracovného zošita sa vykonávajú rovnakým spôsobom, ako je stanovený postup pri vykonávaní opráv v časti „Informácie o práci“, preto na stránkach tohto V tomto článku nebudeme duplikovať informácie a osobitne sa budeme zaoberať tým, ako vykonať opravu v informáciách o odmeňovaní zamestnanca.

2. Pribl. red.: Slovné spojenie „Číslo zápisu také a také je neplatné“ možno spojiť s textom nového správneho zápisu (ako je uvedené v príkladoch 3 a 4 tohto článku). Niektorí odborníci sa však domnievajú, že ho možno zadať aj s individuálnym vstupným číslom v stĺpci 1 (pozri napríklad odpoveď Anatolija Ješčenka, vedúceho Oddelenia pre dohľad a kontrolu dodržiavania pracovnej legislatívy Rostrud, s. 70 v č. 1 '2009 časopisu) .